Recuerdos de un Olivetiano desmemoriado
- AQUELLAS ESTADÍSTICAS DE COMESA -
Antes de empezar a escribir esta entrega, me he advertido severamente: Ni se te ocurra ponerte en plan magistral, ni siquiera te permitas darle al escrito un cariz divulgativo. Limítate a contar lo que viviste o, como máximo, lo que te contaron fuentes fiables. Vamos a ver si lo consigo.
La información estadística que se generaba, se registraba, se procesaba, se distribuía y, sólo en pequeña medida, se utilizaba en Comercial Mecanográfica procedía casi toda de una fuente interna. Su base eran las informaciones que el vendedor debía consignar en el pedido. Se complementaba con otra clase de noticias relativas a la actividad de nuestros competidores, procedente de una fuente externa, en concreto, las estadísticas del comercio exterior de España, que editaba el Ministerio de Comercio. Por supuesto que ese departamento de control de la competencia, dirigido desde entonces y durante un tiempo por Juan Pedro Losada, suministraba otras informaciones muy relevantes sobre nuestros competidores, pero no se podía hablar en puridad de informaciones estadísticas debido a su carácter fundamentalmente cualitativo. Sus fuentes eran la prensa especializada y la asistencia a presentaciones locales de sus productos o a las visitas a ferias nacionales (nuestro SIMO) o internacionales (Hannover, Paris, Milán y, mucho más tarde, Las Vegas). Pero eso entra ya en el terreno de la investigación comercial.
En nuestra empresa, el pedido era una fuente de información muy rica. En él, además de las noticias relativas al producto vendido, su precio y forma de pago, nominativo y dirección del cliente y fecha de la operación, figuraban la identidad del vendedor, la actividad económica del comprador y el municipio donde se realizó la venta. Estas tres últimas informaciones, codificadas. Todos estos datos, al confeccionar las facturas en el centro de cálculo eran procesados y publicados en montañas de tabulados
Además, al cierre de la semana, todas las sucursales debían mandar por correo a Casa Central un resumen de las ventas realizadas, por tipo de producto y por categoría de vendedor. El soporte se llamaba impreso A. El lunes por la mañana, Pepita, Rosita y yo integrábamos las informaciones recibidas en un estadillo que debía llegar cuanto antes a manos del dott. Vernetti. Éste, a la luz de este parte, solía llamar por teléfono a los directores de sucursal para comentar la marcha de las ventas y para echar algún rapapolvo, si venía a cuento. Recuerdo que, Ángel Martinell, el entonces director de Valencia, una vez que el dott. Vernetti le llamó la atención por teléfono porque las ventas habían flojeado aquella semana, le respondía: No le oigo. Por favor, hable un poco más alto. Vernetti alzaba la voz. El otro insistía: No oigo casi nada. Más alto, por favor. Debe de estar mal la línea. La voz de Vernetti se oía ya en todos los pasillos y despachos próximos. Martinell insistía suave y ladinamente con su ¡más alto, por favor! El dott. Vernetti, desesperado, al colgar el teléfono casi lo rompió.
Los datos estadísticos que se distribuían a la organización directa eran los que originaba la facturación. Nos llegaban del centro de cálculo en forma de tabulados, en donde, por cada sucursal y delegación, figuraban las informaciones mensuales y progresivas de unidades facturadas ce cada producto. Nuestro trabajo consistía en cumplimentar unas plantillas en las que consignábamos estas cifras y las comparábamos con las relativas al mismo período del año anterior. Tanto en términos mensuales como progresivos. Luego había que pasarlas a máquina para que fueran inequívocamente legibles. Para ello., el departamento disponía de una máquina con caracteres del tipo denominado Mikron, que era el más pequeño que se fabricaba.
Recuerdo que estos resúmenes, una vez confeccionados, se llevaban a fábrica para ser reproducidos mediante una copiadora de planos, porque no había fotocopiadoras para reproducir impresos de aquella medida. Las copias quedaban en un peculiar tono sepia carmín. Se mandaban a las sucursales. Todos los directores recibían con mucho interés estas informaciones para ver los resultados…de los demás. Este espíritu de emulación era particularmente elevado entre los directores jóvenes – los Ceballos, Vich. Alonso y De Miguel. Excepto Madrid y Barcelona, cuya dimensión no tenía parangón con las otras sucursales, en las otras se comparaban las posiciones en el ranking. Valencia no quería que la sobrepasara Sevilla. Bilbao las seguía de cerca. En ocasiones, las superaba. Y así, las demás. Ganar un lugar en la clasificación era motivo de una pequeña fiesta en alguna sucursal.
También seguíamos mensualmente el rendimiento de cada vendedor en su ficha personal, además de representarlo gráficamente.
Las ventas a los concesionarios eran objeto de registro mensual en las fichas de cada uno de ellos.
Dos veces al año, el centro de cálculo tabulaba las ventas de cada producto realizadas en cada sucursal, clasificadas por tipo de cliente. Se utilizaba la clasificación nacional de actividades económicas que utilizaba el Instituto Nacional de Estadística. Con la misma periodicidad tabulaba las ventas realizadas en cada municipio del ámbito de cada sucursal. Estas informaciones se distribuían a la periferia en sus tabulados originales. El uso que se hacía de ellas variaba mucho de sucursal a sucursal. Alguien las “archivaba” nada más llegar. Los más las guardaban unos meses y alguno hasta las analizaba seriamente.
Con el rigor y la precisión de un notario, continué la labor que, antes de mi incorporación, realizaba Lázaro y que había iniciado un tal Bascuñana, de registrar en unas fichas debidamente encarpetadas los datos totales de facturación de cada producto obtenidos por el conjunto de la organización. Tanto el dato mensual como el progresivo. Además calculaba y registraba el total anual móvil (TAM). Es un sencillo cálculo, que había que hacer cada mes, de las ventas realizada en los últimos 12 meses y su serie constituye una elemental y significativa información sobre la tendencia de las mismas.
Hasta que dejé la empresa, conservé en mi despacho unos cuadernillos de un tamaño 9X12 cms en donde el dott. Vernetti, de su puño y letra, consignaba estos datos en una tarea que realizó durante bastantes años. Copiaba lo que ya habíamos hecho otros. Cuando me marché, allí se quedaron. ¿Por qué no me los llevé? Ahora serían una pieza de alto valor informativo en nuestro museo virtual.
Sobre la estadística olivettiana volveré más adelante. Aquel trabajo no me resultó ni monótono ni aburrido. Adquirí rápidamente una visión dinámica y de conjunto de la actividad comercial de la empresa y de su complejidad, desde varias perspectivas.
Entonces no me daba cuenta del carácter estratégico que la información tiene para la empresa. Es el único recurso que no se pierde, se gasta o se destruye por el uso. Todo lo contrario, cuanto más se difunde y mejor se usa, más útil se muestra y más valor adquiere. Cada directivo, responsable de alcanzar determinados objetivos en su ámbito de decisión – y en nuestra empresa los directivos han tenido casi siempre un amplio margen de discrecionalidad para decidir –, debe utilizar correctamente la información a su alcance para cumplir, limitando el riesgo – que no la incertidumbre -, las funciones básicas de la dirección: saber, prever, seguir y controlar.
¡Vaya! Había hecho el propósito de no ponerme a pontificar. Al final no me he podido contener. Lo he estropeado todo en el último párrafo.
José Manuel Aguirre
Barcelona, a 16 de julio de 2008
Comentario a los artículos de José Manuel Aguirre 15 agosto 2008
En primer lugar agradecer tu amable bienvenida a mi incorporación a estas colaboraciones.
A continuación, dejar patente y claro que en estas incursiones en el túnel del tiempo que significan los artículos, en los que tus nos detallas, nos acompañas con la potente luz de tu capacidad narrativa que hace que los más mínimos detalles vengan a la memoria con extraordinaria claridad.
Vemos a Pepita y Rosita con su extraordinaria amabilidad, resurge con fuerza el TAM que por primera vez yo, y muchos más, conocíamos (a diferencia del TAE que hoy en día todo el mundo conoce y los que tienen todavía hipotecas, temen) y recordamos aquellas precursoras de las fotocopiadoras.
Estoy seguro que ya estas preparando el artículo sobre el Censo, ingente labor que protagonizaste y espero que no te dejes en el tintero la duda Hamletiana a la que nos sometiste en un seminario, creo que en Santa Cristina o algún lugar de la Costa Brava, donde nos explicaste la correcta utilización de los conceptos "eficiencia" y "eficacia" y que a partir de entonces cuando arengábamos a los nuestros les decíamos: "tenéis que ser eficaces o eficientes, como diría Aguirre". En este caso no falló la luz del ponente, en todo caso las luces de los oyentes.
Bueno querido José Manuel, continúa mostrándonos túneles que es una gozada.
Un abrazo.
Enrique
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